W pomocy społecznej wnioski o pomoc mogą mieć formę pisemną, jednak pracownicy socjalni są zobowiązani przyjąć wniosek składany ustnie na przykład drogą telefoniczną. Nie jest konieczne by wniosek precyzował oczekiwany zakres pomocy lub żeby był składany przez osobę zainteresowaną.

Pomoc społeczna może być również udzielana z własnej inicjatywy ośrodka pomocy społecznej (z urzędu) po zgłoszeniu dokonanym przez osobę, której sprawa nie dotyczy. Pracownik socjalny, po przyjęciu sygnału o problemie i rozpoznaniu potrzeb danej osoby lub rodziny, powinien sam zaproponować najkorzystniejsze formy świadczeń i doprowadzić do ich uzyskania.

We wnioskach składanych na piśmie warto zawrzeć informacje o:

• problemie (problemach), w których rozwiązaniu rodzina lub osoba potrzebuje pomocy (możliwie precyzyjne i szczegółowo określone)
• wszystkich dochodach wspólnie zamieszkujących członków rodziny za ostatni miesiąc
• wszystkich niezbędnych wydatkach rodziny za np. ostatni miesiąc (opłaty za mieszkanie, wyżywienie, odzież, środki czystości, leczenie i leki, rehabilitacja, edukacja i inne)
• niezaspokojonych, istotnych życiowo potrzebach rodziny.

Po złożeniu wniosku, w ciągu najdalej czternastu dni, należy spodziewać się wizyty w domu pracownika socjalnego, który przeprowadzi wywiad środowiskowy.

W sprawach niecierpiących zwłoki, wymagających pilnej interwencji ośrodka pomocy społecznej lub powiatowego centrum pomocy rodzinie, wywiad przeprowadza się w terminie 2 dni od dnia powzięcia wiadomości o potrzebie przyznania świadczenia.

Przyznanie świadczenia pomocy społecznej jest prawie zawsze poprzedzone przeprowadzeniem wywiadu środowiskowego w miejscu zamieszkania lub w miejscu stałego czy czasowego pobytu osoby ubiegającej się o świadczenie. Wywiad dotyczy nie tylko osoby ubiegającej się o pomoc ale również osób wspólnie zamieszkujących i gospodarujących, a także członków najbliższej rodziny (rodziców lub dzieci czy też rodzeństwa).

Niewyrażenie zgody, przez osoby lub rodziny ubiegające się o świadczenia z pomocy społecznej, bądź też korzystające już ze świadczeń, na przeprowadzenie rodzinnego wywiadu środowiskowego lub na jego aktualizację  stanowi podstawę do odmowy przyznania świadczenia, uchylenia decyzji o jego przyznaniu lub też wstrzymania świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej.

W trakcie przeprowadzania wywiadu pracownik socjalny ma prawo żądać złożenia oświadczenia o dochodach i stanie majątkowym rodziny. Odmowa złożenia tego rodzaju oświadczenia jest podstawą do negatywnego rozpatrzenia wniosku. Formularz wywiadu środowiskowego jest wypełniany przez pracownika socjalnego. Po zakończeniu wywiadu jest on przedstawiany do podpisu osobie składającej wniosek. Złożenie podpisu oznacza, iż wnioskodawca potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.

W terminie do 30 dni od zakończenia wywiadu środowiskowego zostanie wydana pisemna decyzja w sprawie realizacji bądź odmowy realizacji wniosku.

Od decyzji przysługuje możliwość odwołania się zgodnie z zawartym w niej pouczeniem.

Ze względu na długi okres oczekiwania na rozpatrywanie odwołań, w niektórych wypadkach warto rozważyć możliwość ponowienia wniosku bez składania odwołania. Należy wówczas pracować nad poprawieniem argumentacji i uzupełnieniem wniosku - czytając uważnie uzasadnienie odmownej decyzji.

Świadczenia w postaci interwencji kryzysowej, poradnictwa i pracy socjalnej nie wymagają wydawania decyzji i nie są uzależnione od poziomu dochodów.

Przedłużenie prawa do świadczeń w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii COVID-19

Jeżeli decyzja przyznająca świadczenie z pomocy społecznej została wydana w związku z niepełnosprawnością potwierdzoną orzeczeniem i okres, na który została przyznana pomoc, jest uzależniony terminem ważności orzeczenia o niepełnosprawności lub orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, okres wskazany w decyzji ulega przedłużeniu na okres, na jaki zachowuje ważność orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii COVID-19 – patrz dział Ogólne zasady orzekania o niepełnosprawności. Zmiana tej decyzji nie wymaga przeprowadzenia rodzinnego wywiadu środowiskowego ani jego aktualizacji.