Sposób i tryb postępowania przy ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposób ich dokumentowania wygląda nieco odmiennie, w zależności od formy zatrudnienia. Warto wiedzieć, że bardzo istotne jest rzetelne i prawidłowe sporządzenie dokumentacji powypadkowej. Od jej treści zależy prawo do świadczeń powypadkowych dla poszkodowanego.

Wypadek pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę – protokół powypadkowy

Jeśli wypadkowi uległ pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, to  postępowanie powypadkowe prowadzi pracodawca.  Sporządza on - według urzędowego wzoru - protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, zwany protokołem powypadkowym.

Pracownik, który uległ wypadkowi, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala, powinien poinformować niezwłocznie o wypadku swojego przełożonego. Okoliczności i przyczyny wypadku ustala powoływany przez pracodawcę zespół powypadkowy.

Niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o wypadku zespół powypadkowy jest obowiązany przystąpić do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, w szczególności:

• dokonać oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadać warunki wykonywania pracy i inne okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku;
• jeżeli jest to konieczne, sporządzić szkic lub wykonać fotografię miejsca wypadku;
• wysłuchać wyjaśnień poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala;
• zebrać informacje dotyczące wypadku od świadków wypadku;
• zasięgnąć opinii lekarza, a w razie potrzeby opinii innych specjalistów, w zakresie niezbędnym do oceny rodzaju i skutków wypadku;
• zebrać inne dowody dotyczące wypadku;
• dokonać prawnej kwalifikacji wypadku

Zespół powypadkowy sporządza protokół powypadkowy nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku. Jeśli termin ten nie może zostać dochowany wskutek uzasadnionych przeszkód lub trudności, przyczynę tego opóźnienia zamieszcza się  w treści protokołu powypadkowego.

Zespół powypadkowy jest obowiązany zapoznać poszkodowanego z treścią protokołu powypadkowego przed jego zatwierdzeniem, a poszkodowany ma prawo zgłoszenia uwag i zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym, o czym zespół powypadkowy jest obowiązany pouczyć poszkodowanego. To samo dotyczy członków rodziny zmarłego pracownika.

Poszkodowany ma prawo wglądu do akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów oraz kopii.

Stwierdzenie w protokole powypadkowym, że wypadek nie jest wypadkiem przy pracy albo że zachodzą okoliczności, które mogą mieć wpływ na prawo pracownika do świadczeń przysługujących z tytułu wypadku, wymaga szczegółowego uzasadnienia i wskazania dowodów stanowiących podstawę takiego stwierdzenia.

Do protokołu powypadkowego dołącza się zapis wyjaśnień poszkodowanego i informacji uzyskanych od świadków wypadku, a także inne dokumenty zebrane w czasie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku, w szczególności pisemną opinię lekarza lub innych specjalistów, szkice lub fotografie miejsca wypadku.

Protokół powypadkowy zatwierdza pracodawca nie później niż w terminie 5 dni od dnia jego sporządzenia.  Pracodawca  może zwrócić  niezatwierdzony protokół powypadkowy, w celu wyjaśnienia i uzupełnienia go przez zespół powypadkowy, jeżeli do treści protokołu powypadkowego zostały zgłoszone zastrzeżenia przez poszkodowanego lub członków rodziny zmarłego wskutek wypadku pracownika albo protokół powypadkowy nie odpowiada warunkom określonym w przepisach.

Po dokonaniu wyjaśnień i uzupełnień, zespół powypadkowy sporządza nowy protokół powypadkowy, nie później niż w terminie 5 dni,  do którego dołącza protokół powypadkowy niezatwierdzony przez pracodawcę.

Zatwierdzony protokół powypadkowy pracodawca niezwłocznie doręcza poszkodowanemu pracownikowi, a w razie wypadku śmiertelnego - członkom rodziny zmarłego pracownika.

Wypadek przy pracy osoby niebędącej pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę – karta wypadku

Jeśli wypadkowi uległa osoba pracująca na innej podstawie niż umowa o pracę, postępowanie powypadkowego prowadzi – w zależności od sytuacji:

• podmiot, na rzecz którego praca/usługi były wykonywane/podmiot wypłacający stypendium;
• właściwy oddział ZUS -  jeśli wypadkowi uległa osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub współpracująca z nią albo zatrudniona na podstawie umowy uaktywniającej  (oddział ZUS właściwy ze względu na siedzibę  prowadzenia działalności /sprawowania opieki nad dzieckiem.

 W/w podmiot jak i ZUS sporządzają kartę wypadku, według urzędowego wzoru. 

Poszkodowany zawiadamia o wypadku właściwy dla niego podmiot/Oddział ZUS, który dokonuje ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy

w szczególności poprzez:

• zabezpieczenie miejsca wypadku w sposób pozwalający odtworzyć jego okoliczności;
• dokonanie oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadanie warunków wykonywania pracy i innych okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku;
• wysłuchanie wyjaśnień poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala;
• zebranie informacji dotyczących wypadku od świadków wypadku;
• zebranie innych dowodów dotyczących wypadku, uznanych za niezbędne.

Po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku - nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku – właściwy podmiot/ odział ZUS sporządza kartę wypadku.

Poszkodowany lub uprawniony do jednorazowego odszkodowania członek jego rodziny może zgłosić uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w karcie wypadku, o czym zostają pouczeni przez podmiot sporządzający kartę wypadku.

Stwierdzenie, że zdarzenie nie jest wypadkiem przy pracy, wymaga uzasadnienia i wskazania dowodów stanowiących podstawę takiego stwierdzenia.

Do karty wypadku dołącza się zapis wyjaśnień poszkodowanego i informacji uzyskanych od świadków wypadku, a także inne dokumenty zebrane w czasie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku, w szczególności dokumenty sporządzone z oględzin miejsca wypadku, inne dowody dotyczące wypadku uznane za niezbędne do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, a także uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w karcie wypadku zgłoszone przez poszkodowanego lub uprawnionego członka rodziny.

Kartę wypadku sporządza się w 3 egzemplarzach: pierwszy egzemplarz otrzymuje poszkodowany lub uprawniony członek rodziny, drugi egzemplarz pozostaje u podmiotu ustalającego okoliczności i przyczyny wypadku, trzeci egzemplarz jest przekazywany do ZUS, jeżeli zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy.

Co w sytuacji, gdy brak protokołu powypadkowego lub karty wypadku bądź poszkodowany nie zgadza się ich treścią?

Jeśli zobowiązany podmiot nie sporządził protokołu powypadkowego/karty wypadku – poszkodowany może wnieść pozew do sądu pracy o ustalenie, że zdarzenie było wypadkiem przy pracy.

Jeśli protokół powypadkowy/karta wypadku zostały sporządzone, ale poszkodowany nie zgadza się z ich treścią - może wnieść pozew do sądu pracy o ustalenie i sprostowanie treści protokołu ustalającego okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy/karty wypadku.

Kiedy ZUS odmówi przyznania świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego?

ZUS odmówi przyznania świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego w przypadku:

• nieprzedstawienia protokołu powypadkowego lub karty wypadku;
• nieuznania w protokole powypadkowym lub karcie wypadku zdarzenia za wypadek przy pracy
• gdy protokół powypadkowy lub karta wypadku zawierają stwierdzenia bezpodstawne.

Odmowa przyznania świadczeń następuje w drodze decyzji, od której poszkodowany ma prawo złożyć odwołanie. Decyzja ZUS zawiera informację o terminie i sposobie wniesienia odwołania (odwołanie wnosi się do sądu za pośrednictwem ZUS).