Gdy jedno z rodziców podjęło pracę za granicą, zachodzi konieczność ustalenia czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Sytuacja ta ma miejsce zarówno na etapie rozpatrywania wniosku o świadczenia rodzinne, jak również, w przypadku wyjazdu do pracy w trakcie pobierania świadczenia.

Kiedy świadczenia rodzinne będą podlegały koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego?

Przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego zawierają reguły, dzięki którym osoby podejmujące pracę równocześnie lub kolejno w kilku państwach członkowskich, unikają negatywnych następstw podlegania systemom zabezpieczenia społecznego różnych państw.

Przepisy te mają zastosowanie w przypadku świadczeń rodzinnych, gdy rodzic/osoba uprawniona do świadczeń przebywa na terenie jednego z państw Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) oraz do Konfederacji Szwajcarskiej. Są to następujące państwa: Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niemcy, Norwegia, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwajcaria, Szwecja, Węgry, Wielka Brytania, Włochy.

Osoby ubiegające się o świadczenia rodzinne nie mogą samodzielnie zdecydować, z którego państwa będą pobierały świadczenia rodzinne. Kolejność pierwszeństwa w wypłacie świadczeń ustalana jest następująco:

1. w pierwszej kolejności właściwe jest państwo, w którym osoba uprawniona do świadczeń rodzinnych lub członek rodziny tej osoby jest zatrudniony lub wykonuje pracę na własny rachunek,
2. w drugiej kolejności - państwo, w którym osoba uprawniona do świadczeń rodzinnych lub członek rodziny tej osoby pobiera emeryturę lub rentę,
3. w ostatniej kolejności – państwo, w którym osoba uprawniona do świadczeń rodzinnych lub członek rodziny tej osoby ma miejsce zamieszkania.

W sytuacji, gdy jeden z rodziców wykonuje działalność zawodową na terytorium jednego z wyżej wymienionych państw, zaś drugi zaś rodzic jest aktywny zawodowo na terytorium Polski, jak również dzieci, na które wnioskowane są świadczenia mieszkają w Polsce, Polska będzie krajem pierwszeństwa do ustalania prawa do świadczeń rodzinnych.

Jeśli pierwszeństwo do wypłaty świadczeń rodzinnych ma ustawodawstwo innego państwa, instytucja zagraniczna przyznaje świadczenia rodzinne w pełnej wysokości (po spełnieniu kryteriów przewidzianych przez tamtejsze przepisy). Jeśli okaże się, że według polskiego ustawodawstwa świadczenia rodzinne przysługiwałyby w wyższej wysokości – właściwy organ w Polsce przyzna dodatek dyferencyjny, czyli różnicę pomiędzy świadczeniami w dwóch zainteresowanych państwach. Zasada ta działa w obie strony – jeśli Państwem pierwszeństwa jest Polska i właściwy polski organ wypłaca świadczenia rodzinne – dodatek dyferencyjny wypłaca instytucja właściwa w drugim państwie, jeśli tamtejsze świadczenia są wyższe niż w Polsce. Przy porównywaniu wysokości świadczeń w celu ustalenia dodatku dyferencyjnego brana jest pod uwagę ogólna kwota świadczeń rodzinnych (w tym kwota zasiłku pielęgnacyjnego i świadczenia pielęgnacyjnego).

W sytuacji, gdy wniosek o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych nie zostanie złożony w kraju pierwszeństwa, kraj drugiej kolejności, do którego wpłynie wniosek o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, nie jest zobowiązany do wypłaty pełnej wysokości tych świadczeń - kraj drugiej kolejności zawiesza wówczas uprawnienie do świadczeń rodzinnych do kwoty przewidzianej przez pierwsze ustawodawstwo i, jeśli są ku temu podstawy, określa dodatek dyferencyjny dla sumy, która przekracza tę kwotę.  

Wyłączeniu z zakresu przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego podlegają:

• świadczenia z funduszu alimentacyjnego – czyli mieszkający w Polsce rodzic, który nie otrzymuje alimentów od drugiego rodzica pracującego w krajach Unii Europejskiej, nie będzie musiał występować o wypłatę tamtejszych świadczeń - wypłaci je fundusz alimentacyjny w Polsce;
• jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się żywego dziecka – czyli prawo do zapomogi ustala wyłącznie organ właściwy tj. organ gminy na podstawie ustawy o świadczeniach rodzinnych, a fakt wykonywania pracy za granicą przez jednego z rodziców nie ma znaczenia dla właściwości organu do wydania decyzji w sprawie.

Od 1 stycznia 2018 r. organem właściwym do ustalenia, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i wskazania kraju właściwego do wypłaty świadczeń, jest właściwy wojewoda (przed tą datą organem tym był marszałek województwa i wykonujący jego zadania Regionalny Ośrodek Pomocy Społecznej).     

Tryb postępowania

W przypadku, gdy osoba uprawniona do świadczeń rodzinnych lub członek rodziny tej osoby przebywa poza granicami w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organ gminy przekazuje wniosek wraz z dokumentami właściwemu wojewodzie.

W przypadku przebywania osoby uprawnionej do świadczeń rodzinnych lub członka rodziny tej osoby w dniu wydania decyzji przyznającej świadczenia rodzinne lub po dniu jej wydania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w jednym z państw, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - organ gminy występuje do wojewody o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Powyższe zasady nie mają zastosowania w przypadku wyjazdu lub pobytu turystycznego, leczniczego lub związanego z podjęciem przez dziecko kształcenia poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Wojewoda ustala, czy w przekazanej sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i jeśli ustali, że przepisy te mają zastosowanie:

• w przypadku, gdy decyzja o przyznaniu świadczeń rodzinnych przez właściwy organ gminy nie została jeszcze wydana – wojewoda wydaje decyzję w sprawie świadczeń rodzinnych realizowanych w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego;
• w przypadku, gdy decyzja o przyznaniu świadczeń rodzinnych przez właściwy organ gminy została już wydana - właściwy organ gminy uchyla decyzję przyznającą świadczenia rodzinne za okres, w którym osoba podlega ustawodawstwu w zakresie świadczeń rodzinnych w innym państwie i wojewoda wydaje decyzję w sprawie świadczeń rodzinnych od dnia, w którym osoba podlega ustawodawstwu innego państwa w zakresie świadczeń rodzinnych w związku ze stosowaniem przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Jeżeli wojewoda uzna, że ustawodawstwo polskie ma zastosowanie na zasadzie pierwszeństwa – wydaje decyzję o przyznaniu świadczeń rodzinnych zgodnie ze stosowanym na terytorium Polski ustawodawstwem; jeśli uzna, że na podstawie ustawodawstwa innego państwa członkowskiego może istnieć prawo do dodatku dyferencyjnego, przekazuje wniosek do instytucji właściwej tego innego państwa oraz informuje o tym zainteresowanego, powiadamia nadto instytucję tego innego państwa o swojej decyzji w sprawie wniosku oraz o kwocie wypłaconych świadczeń rodzinnych.

Jeżeli wojewoda uzna, że pierwszeństwo ma ustawodawstwo innego państwa - przekazuje wniosek do właściwej instytucji państwa pierwszeństwa, o czym informuje zainteresowanego i jeśli będą ku temu podstawy, w drodze decyzji przyznaje dodatek dyferencyjny i jednocześnie informuje tamtejszą instytucję o treści własnej decyzji.

Jeśli wojewoda ustali, że w sprawie nie mają zastosowania przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego:

• w przypadku, gdy decyzja o przyznaniu świadczeń rodzinnych przez właściwy organ gminy nie została jeszcze wydana – wojewoda przekazuje sprawę organowi właściwemu w celu ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych i prawo do świadczeń ustala się od miesiąca złożenia wniosku;
• w przypadku, gdy decyzja o przyznaniu świadczeń rodzinnych przez właściwy organ gminy została już wydana, wojewoda informuje właściwy organ gminy, że przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego nie mają w tej sprawie zastosowania.

Wojewoda ustala i dochodzi zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych w sprawach, w których mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

W przypadku zwrotu przez instytucję innego państwa, nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, wojewoda może umorzyć pozostałą kwotę nienależnie pobranych świadczeń łącznie z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w całości lub części, w szczególności jeśli pozostała kwota wynika z różnicy kursowej.

Tymczasowe przyznanie świadczeń rodzinnych

Istnieje możliwość ubiegania się o tymczasowe przyznanie świadczeń rodzinnych w Polsce za okres, w którym instytucja polska nie posiada wszelkich niezbędnych informacji, dotyczących sytuacji w innym państwie, w tym o uprawnieniach do świadczeń. W takim przypadku wnioskodawca może wystąpić do Wojewody z wnioskiem o tymczasowe przyznanie świadczeń. Decyzja o tymczasowym przyznaniu świadczeń ma wyłącznie charakter czasowy i w przypadku otrzymania świadczeń rodzinnych za granicą, może zaistnieć konieczność zwrotu przyznanych w Polsce tymczasowo świadczeń – wraz z odsetkami.